ویژگی های عمومی گزارش

گزارشگران به خوبی می­دانند که همواره ممکن است تعدادی از اطلاعات جمع­آوری شده­ی خود را کنار بگذارند. توجه به این نکته ضروری است که تمام گزارش­ها فقط دارای یک «کانون تمرکز» نیستند. در حقیقت گزارشگران مختلفی ممکن است با داشتن واقعیات پایه­ای یکسان، گزارش­های گوناگونی را آماده کنند که علّت آن می­تواند انتخاب کانون تمرکز گوناگون از سوی آنان باشد. دانستن کانون تمرکز پیش از شروع نوشتن گزارش به گزارشگر کمک خواهد کرد تا بداند از چه نقل قول­هایی باید استفاده کند و از چه نکاتی صرف نظر نماید.
«ویلیام زینسر» در کتاب «نوشتن درست»، می­گوید:
«تفکر درست موجب نوشتن سلیس (روان) می­شود ولی وجود یکی بدون دیگری، امکان­پذیر نیست».
گزارشگران ماهر و دارای تجربه، منتظر تکمیل تحقیقات، مصاحبه­ها و مشاهدات خود برای تعیین کانون تمرکز گزارش نمی­شوند، بلکه در ذهن پویای خود، کانون تمرکز را در نظر گرفته و با توجه به آن، تصمیم می­گیرند که با چه کسانی مصاحبه کنند و می­دانند که این گزارش به کجا خواهد رسید. البته طبیعی است که کانون تمرکز گزارش با جمع­آوری اطلاعات بیشتر ممکن است که تغییر كند. نکته­ی بسیار مهم برای یك گزارشگر، توانایی تصمیم­گیری در مورد کانون تمرکز گزارش پیش از آغاز «نگارش» است.

• گزارش می­تواند نوشتاری، گفتاری، همراه با عكس و اسلاید، فیلم و ... باشد.
• یك گزارش خوب باید؛ روشنگرانه، روان و متقاعدكننده باشد.
• اطلاعات را یك­جا و جامع به گیرندگان برساند.
• مخاطبان را نسبت به پیگیری نتایج حاصله، علاقه­مند و مصمَّم سازد.
• تمركز عمل ایجاد كند و ...